HUISHOUDELIJK REGLEMENT GREY BLUE CIRCLE (VERSIE MEI 2023)
HR 1.1 - DAGELIJKS BESTUUR - VOORZITTER
De voorzitter leidt de Algemene Ledenvergadering en de bestuursvergadering, formuleert de inhoud van de daar genomen besluiten, zorgt voor een samenhangend bestuursbeleid en vervult ondersteund door de leden van het dagelijks bestuur de ambassadeursrol van de vereniging.
HR 1.2 - DAGELIJKS BESTUUR - SECRETARIS
De secretaris verzorgt de inkomende en uitgaande post, zorgt ervoor dat bestuur gerelateerde vergaderingen en activiteiten van de vereniging worden verslagen, verzorgt de wettelijke registraties van de vereniging bij de Kamer van Koophandel en de archivering gedurende de wettelijke termijn van de stukken van de vereniging en zorgt dat stukken van een schriftelijke stemming twee jaar worden bewaard.
De secretaris zorgt er tevens voor dat de namen en adressen van de leden en andere relaties van de vereniging worden bijgehouden. Daarnaast draagt hij zorg voor het voldoen aan de eisen van de wet op de privacy (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Hij heeft de functie van Privacy Officer. GBC kent een Privacyreglement dat voor alle leden toegankelijk is gemaakt op de GBC website (https://greybluecircle.nl).
Het verzorgen van de ledenadministratie en de controle op de AVG regels kan aan een ander lid worden gedelegeerd.
HR 1.3 - DAGELIJKS BESTUUR - PENNINGMEESTER
De penningmeester houdt zodanig aantekening van de vermogenstoestand van de vereniging dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Hij beheert de geldmiddelen en andere activa van de vereniging, zowel de algemene als die met een specifieke bestemming, bewaakt de ontvangst van de contributies en andere vorderingen, verzorgt de financiële verslaglegging zodat deze binnen zes maanden na afloop van het verslagjaar kan worden goedgekeurd, stelt de begrotingen samen, mede ter beoordeling van de kascommissie, en faciliteert een visitatie door de kascommissie.
HR 1.4 - ONDERSTEUNING BESTUUR
Het bestuur is bevoegd leden te verzoeken, werk voor de vereniging te verrichten,
het bestuur behulpzaam te zijn of van advies te dienen, en het kan commissies en werkgroepen vormen en weer ontbinden met hetzelfde doel. De activiteiten van deze leden en commissies geschieden onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
Deze verschillende groepen, commissies en andere entiteiten kwalificeren zich NIET als Raad van Toezicht of toezichthoudend orgaan zoals bedoeld in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Dit wordt uitdrukkelijk genoemd omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht zoals genoemd in de WBTR.
HR 1.5 - ROOSTER VAN AFTREDEN EN HERKIESBAARHEID
Het bestuur stelt aan de Algemene Ledenvergadering jaarlijks een rooster van aftreden en herkiesbaarheid voor van de zittende bestuursleden en voorziet in vervangende kandidaten. In principe wordt een bestuurslid voor een zittingsduur van vier jaar gekozen en kan het lid tweemaal voor herkiezing worden voorgedragen.
Het bestuur kan de Algemene Ledenvergadering met redenen omkleed uitzonderingen op deze regels voorstellen, waarna de Algemene Ledenvergadering daarop moet besluiten.
Een bestuurstermijn begint op de datum waarop het Bestuur het lid als bestuurslid aanstelt, zoals in de notulen van een bestuursvergadering zal worden vastgelegd. Deze datum zal in het algemeen voorafgaan aan de ALV waarin de leden het bestuurslid accepteren. Deze datum zal in de notulen en besluitenlijst van de bestuursvergadering en registers van de Kamer van Koophandel worden opgenomen.
HR 1.6 - BIJZONDERE LEDEN
Het bestuur kan bijzondere leden voordragen te weten:
- ERELID: minstens drie termijnen als bestuurslid.
Twee aaneensluitende jaren uitnodiging voor de jaarlijkse bestuurslunch incl. partner plus vijf aaneengesloten jaren geen lunchbijdrage voor GBC-bijeenkomsten, beide ingaand vanaf de datum van benoeming tijdens een Algemene Ledenvergadering. - LID VAN VERDIENSTE: minstens twee termijnen als bestuurslid of bijzondere verdienste over een langdurige periode.
Twee aaneengesloten jaren uitnodiging voor de jaarlijkse bestuurslunch incl. partner ingaand vanaf de datum benoeming tijdens een Algemene Ledenvergadering - SPECIAAL LID: bij afscheid van het bestuur uitnodiging voor de eerstvolgende jaarlijkse
bestuurslunch incl. partner.
Waar in statuten of krachtens de statuten vastgestelde reglementen wordt gesproken over leden en lidmaatschap zijn daaronder mede begrepen de ereleden, leden van verdienste en speciale leden en hun lidmaatschap, tenzij anders is bepaald.
HR 2. – AGENDA ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV)
De agenda van de ALV vermeldt tenminste:
- Behandeling van een verslag van de secretaris over de gang van zaken gedurende het afgelopen verenigingsjaar
- Overlegging ter goedkeuring van een balans en staat van baten en lasten over het afgelopen verenigingsjaar van alle fondsen en middelen genoemd in HR 3 met een toelichting van de penningmeester
- Verkiezing van bestuur, kascommissie en stemcommissie
- Evaluatie beleid en plannen van het afgelopen verenigingsjaar
- Vaststelling contributie voor het lopende verenigingsjaar
- De goedkeuring van de begroting voor het lopende verenigingsjaar met een advies van de kascommissie indien nodig aangevuld met informatie over de huidige stand van zaken
- Decharge van het bestuur , en eventueel tussentijds afgetreden bestuursleden, met betrekking tot het verstreken verenigingsjaar
De agenda van een voorjaars- of najaarsvergadering kan bovendien bevatten:
- Beleid, plannen en voorstellen voor de toekomst
HR 3.1 - GELDMIDDELEN
De middelen van de vereniging bestaan uit:
- Contributies van de leden
- Bijdragen van de deelnemers aan activiteiten, ter dekking van de kosten ervan
- Andere inkomsten mits aan het verkrijgen hiervan geen voorwaarden zijn verbonden die niet stroken met het doel van de vereniging
HR 3.2 - SPECIFIEKE KOSTENDEKKING
De kosten van juridische acties en van acties ten behoeve van een belangengroep worden gedekt uit gelden, die met dit doel zijn bijeengebracht en worden afgezonderd van de algemene middelen van de vereniging.
HR 4. - BELANGENGROEPEN-TOTSTANDKOMING
Als zich een specifiek belang aandient dat volgens het bestuur behartiging door de vereniging wenselijk maakt, zal het bestuur de leden oproepen, onder vermelding van de vereiste criteria, om zich als belanghebbende aan te melden. De aanmelding wordt in de ledenadministratie vastgelegd.
HR 5. - INFORMATIE AAN LEDEN
Leden met internetverbinding hebben toegang tot het besloten deel van de GBC-website via het gebruik van een hen toegekende gebruikersnaam en een wachtwoord.
Leden kunnen de ledeninformatie raadplegen via het besloten gedeelte van de GBC website. Bij publicatie van de ledeninformatie wordt er rekening mee gehouden, dat van de bij de ledenadministrateur bekende leden niet alle informatie ter beschikking wordt gesteld.
Leden die kennis hebben gegeven dat zij de informatie per post willen ontvangen, ontvangen de informatie per post in een gesloten enveloppe.
Leden die bezwaar hebben met het vermelden van privégegevens zoals e-mailadres of telefoonnummer in de ledenlijst kunnen dit kenbaar maken aan de secretaris of de gedelegeerde ledenadministrateur.
HR 6. – PRIVACYREGLEMENT
GBC houdt zich te allen tijde aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Een privacyverklaring (in de vorm van Privacyreglement) is als bijlage 1 aan dit Huishoudelijk Reglement toegevoegd en maakt daar integraal onderdeel van uit.
In afwijking van de statutaire bepaling m.b.t. wijziging van verenigingsreglementen is het Bestuur bevoegd dit reglement aan te passen indien vereist.
HR 7. – BESTUURSREGLEMENT
Het Bestuursreglement (BR) is als bijlage 2 aan dit Huishoudelijk Reglement toegevoegd en maakt daar integraal onderdeel van uit.
Bijlage 1: PRIVACYREGLEMENT
Bijlage 2: BESTUURSREGLEMENT
VASTSTELLING
Goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering van 23 augustus 1994, 31 augustus 2010, 14 april 2019 en opnieuw vastgesteld en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 22 mei 2023.